Dòng chảy hàng hóa và 5 hoạt động Logistics phổ biến

Logistics được ví như “mạch máu” của chuỗi cung ứng, đây là một mạng lưới phức tạp gồm nhiều hoạt động được thực hiện theo quy trình chặt chẽ để đảm bảo việc vận chuyển và lưu trữ hàng hóa an toàn và đúng lịch trình từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng trên phạm vi toàn cầu. Hoạt động Logistics diễn ra hiệu quả giúp chuỗi cung ứng duy trì sự liên tục và không bị gián đoạn. Điều này mang lại cơ hội tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu suất trong chuỗi cung ứng.

Để thấy được sự phức tạp trong mạng lưới Logistics, trước hết hãy cùng Khoa Logistics – Thương mại Quốc tế tìm hiểu về lưu đồ di chuyển của hàng hóa trong chuỗi cung ứng và những hoạt động Logistics sẽ được thực hiện tại mỗi điểm mà hàng hóa di chuyển qua.  

Dòng chảy hàng hóa trong chuỗi cung ứng

Dòng chảy hàng hóa trong chuỗi cung ứng là quá trình lưu thông của sản phẩm, nguyên liệu và dịch vụ từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng cuối cùng. Dòng hàng hóa bao gồm các hoạt động từ thu mua nguyên vật liệu, sản xuất, lưu trữ, đóng gói, phân phối đến khách hàng. Dòng hàng hóa có thể được tổ chức theo nhiều mô hình khác nhau, tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh, nhu cầu khách hàng và tính chất của sản phẩm. 

Từ việc hiểu rõ dòng hàng hóa, doanh nghiệp có thể xác định các điểm nghẽn, sự kém hiệu quả và các khía cạnh cần cải thiện trong hoạt động chuỗi cung ứng của mình. Điều này có thể giúp giảm chi phí, tăng hiệu quả và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Dòng chảy hàng hóa trong một chuỗi cung ứng có thể được thể hiện qua 6 bước cơ bản sau:

1. Receiving from Supplier
2. Custom Clearance
3. Domestic Transportation
4. Manufacturing 
5. Storage 
6. Distribution

1. Receiving from supplier

Dòng chảy hàng hóa bắt đầu từ việc vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến kho lưu trữ. Nguyên vật liệu được sử dụng cho quy trình sản xuất có thể được nhập khẩu hoặc sử dụng nguồn cung cấp trong nước.

2. Customs Clearance

Nếu nguyên liệu được nhập khẩu, để qua được biên giới, hàng hóa cần được thực hiện quy trình thông quan. Dịch vụ thông quan giúp đảm bảo rằng hàng hóa được xử lý đúng cách và tuân thủ các quy định và thuế nhập khẩu/xuất khẩu liên quan.

3. Domestic Transportation

Nguyên vật liệu sẽ được vận chuyển đến kho nguyên vật liệu để chuẩn bị cho quá trình sản xuất. Các lựa chọn về phương tiện vận chuyển bao gồm đường bộ, đường sắt, hoặc đường biển, tùy thuộc vào khoảng cách và loại hàng hóa.

4. Manufacturing

Tiếp theo, nguyên vật liệu sẽ được vận chuyển từ kho đến nhà máy hoặc cơ sở sản xuất. Tại đây, nguyên liệu hoặc các thành phần khác nhau được chuyển thành sản phẩm cuối cùng.

5. Storage

Trước khi được vận chuyển đến khách hàng cuối cùng, hàng hóa sẽ được lưu trữ tại kho thành phẩm. Kho lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc bảo quản và kiểm soát tồn kho.

6. Distribution

Cuối cùng, sau khi hàng hóa đã được sản xuất, lưu trữ và vận chuyển trong nước, chúng sẽ được giao cho khách hàng cuối cùng theo 2 cách chính: giao trực tiếp đến khách hàng hoặc thông qua nhà phân phối.

Việc quản lý dòng chảy hàng hóa trong chuỗi cung ứng là một thách thức đầy thú vị và quan trọng. Đối với mỗi bước trong quá trình này, sự chính xác, hiệu quả và quản lý thông tin đóng một vai trò quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa cuối cùng đến tay khách hàng với chất lượng tốt nhất và thời gian giao hàng ngắn nhất.

5 Hoạt động chính trong Logistics 

Logistics được cấu thành bởi nhiều hoạt động khác nhau, tại mỗi điểm mà hàng hóa di chuyển qua sẽ diễn ra các hoạt động Logistics tương ứng. Trong bài viết này, Khoa Logistics – Thương mại Quốc tế sẽ chia Logistics thành 5 nhóm hoạt động chính, bao gồm: Warehouse, Distribution Transport, Value Added Services, Customs Services, After Sales Services.

Tất cả các dịch vụ này liên kết với nhau để tạo nên một dòng chảy hàng hóa liền mạch và hiệu quả trong toàn chuỗi cung ứng. Hơn ai hết, các nhân sự, các nhà quản lý cần hiểu một cách thấu đáo về bức tranh toàn cảnh các dịch vụ Logistics và sự liên kết giữa các dịch vụ này để đảm bảo quy trình Logistics diễn ra hiệu quả. 

Mỗi mảng dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và quản lý những hoạt động tương ứng, Khoa Logistics – Thương mại Quốc tế sẽ đề cập chi tiết qua nội dung bên dưới:

1. Distribution

• Transportation Planning: thiết lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích, bao gồm xác định tuyến đường tối ưu, lựa chọn phương tiện vận chuyển, và tối ưu hóa tài nguyên để đảm bảo vận chuyển hiệu quả, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 
• Loading and Packaging: bốc dỡ hàng hóa từ điểm xuất phát và đóng gói chúng một cách an toàn để tránh hư hỏng hoặc tổn thất trong quá trình vận chuyển
• Tracking and Schedule Management: quá trình theo dõi và quản lý lịch trình vận chuyển hàng hóa, bao gồm giám sát vị trí và tình trạng của hàng hóa trong thời gian di chuyển.
• Vehicle Fleet Management: quản lý các phương tiện vận chuyển và bảo dưỡng định kỳ, để đảm bảo được hiệu suất và sự an toàn của phương tiện.
• Data Processing: quản lý và thực hiện các tài liệu, thủ tục liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa để đảm bảo rằng chúng tuân thủ các quy định pháp lý và quy định về vận chuyển hàng hóa.

2. Warehouse Services

Chức năng chính của dịch vụ về kho hàng là lưu trữ, bảo quản nguyên vật liệu hay hàng hóa từ lúc được nhận từ nhà cung cấp hay sau khi hoàn thành quá trình sản xuất đến khi được vận chuyển đến khách hàng cuối cùng. Dịch vụ kho bao một số hoạt động cụ thể như:

• Receiving: nhận và dỡ hàng từ phương tiện vận chuyển đến, kiểm tra, ghi chép biên lai và quyết định hàng hóa đã nhận sẽ được lưu trữ tại vị trí nào trong kho
• Storage: Sau khi dỡ hàng từ phương tiện vận chuyển, nguyên vật liệu hay hàng hóa sẽ được lưu kho trong thời gian chờ sản xuất hoặc vận chuyển đến khách hàng.
• Order preparation process/Picking: các hoạt động tiếp nhận, xử lý và chuẩn bị đơn hàng cho việc giao hàng cho khách hàng, bao gồm tách và đóng gói hàng hóa theo đơn đặt hàng.
• Stock Control: theo dõi số lượng và tình trạng của hàng hóa để đảm bảo kho luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh thiếu hụt hoặc thừa tồn kho, và giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.

3. Value Added Services

Value Added Services cung cấp các dịch vụ tùy chỉnh và gia tăng giá trị cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, như đóng gói đặc biệt, kiểm tra chất lượng, và thêm giá trị thông qua quy trình sản xuất hoặc vận chuyển đặc biệt. Dịch vụ gia tăng thường được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của khách hàng và cung cấp lợi ích cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Dịch vụ gia tăng trong Logistics thường được chia thành 3 nhóm chính:

• Physical activities
• Administrative services
• Complex value added services

Cụ thể các hoạt động chính của các nhóm dịch vụ này như sau:

Physical activities

Physical activities có thể hiểu là những hoạt động tiếp xúc trực tiếp tới hàng hóa, bao gồm:

• Quality Control: kiểm tra hàng hóa để đảm bảo chất lượng và tính toàn vẹn, bao gồm kiểm tra các thông số kỹ thuật,  và đo lường các chỉ số chất lượng.
• Packaging: quy trình đóng gói hay đặt hàng hóa vào bao bì một cách an toàn và phù hợp, giúp việc vận chuyển và lưu trữ an toàn mà không gặp sự cố hư hỏng.
• Labeling and Tagging: đánh dấu và gắn nhãn những thông tin quan trọng trên sản phẩm hoặc bao bì, bao gồm in mã vạch, gắn nhãn sản phẩm, và đánh dấu thông tin như nguồn gốc, hạn sử dụng, và mã sản phẩm.
• Kitting: quy trình tạo ra các bộ sản phẩm được kết hợp từ nhiềuloại sản phẩm khác nhau, nhằm tạo ra một bộ sản phẩm đặc biệt, phục vụ cho mục đích cụ thể, thường được sử dụng trong các chương trình khuyến mãi tại các chuỗi bán lẻ.

Administrative services 

Có thể hiểu Administrative services là các dịch vụ và hoạt động chú trọng vào các quy trình hành chính và quản lý như:

• Order Management: quá trình xử lý và quản lý các đơn đặt hàng, bao gồm việc nhập đơn đặt hàng, xác nhận, xử lý và theo dõi tiến trình giao hàng.
• Vendor Managed Inventory (VMI) và Co-Managed Inventory (CMI): các dịch vụ quản lý tồn kho được thực hiện bởi nhà cung cấp hoặc thông qua sự hợp tác giữa nhà cung cấp và khách hàng. Mục tiêu là tối ưu hóa tồn kho và đảm bảo cung cấp hàng hóa theo yêu cầu.
• Fiscal Representation: dịch vụ đại diện về các vấn đề thuế và tài chính để hỗ trợ khách hàng trong quản lý các hoạt động quốc tế hoặc giao dịch hàng hóa qua biên giới một cách hiệu quả và tuân thủ quy định thuế.
• Billing: đề cập đến việc lập và gửi hóa đơn cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh để thu phí cho sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp.

Complex Value Added Services

Complex Value Added Services là một tập hợp các dịch vụ có tính phức tạp hoặc đa dạng, được kết hợp từ nhiều hoạt động khác nhau để đáp ứng các nhu cầu đặc biệt của khách hàng trong việc quản lý sản phẩm và hàng hóa, bao gồm dịch vụ sau:

• Merge in Transit: quá trình kết hợp và gộp hàng từ nhiều địa điểm khác nhau thành một lô hàng duy nhất trước khi giao đến điểm đích cuối cùng
• Cross Docking: quá trình sắp xếp và giao nhận hàng hóa mà không cần lưu trữ lâu tại kho, giúp giảm thời gian tồn kho và tăng tốc quá trình giao hàng.
• Technical Services: cung cấp các dịch vụ kỹ thuật như sửa chữa, bảo trì và kiểm tra chất lượng cho hàng hóa hoặc thiết bị đặc biệt, đảm bảo hàng hóa hoặc thiết bị của khách hàng luôn hoạt động tốt và tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.

4. After Sales Services

Đây là những dịch vụ được thực hiện sau khi hoàn thành đơn hàng. Các hoạt động này thường tập trung vào việc tạo giá trị cộng thêm cho khách hàng hay giải quyết những vấn đề xảy ra sau bán hàng, nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng, mở ra cơ hội hợp tác lâu dài. Trong logistics, các dịch vụ sau bán hàng bao gồm:

• Reverse Logistics: đề cập đến một phân khúc logistics chuyên biệt, tập trung vào việc di chuyển và quản lý sản phẩm và nguồn lực sau khi giao hàng cho khách hàng, bao gồm việc trả lại sản phẩm để sửa chữa, trả lại bao bì rỗng, tái chế hàng hóa đã qua sử dụng trở lại chuỗi hàng hóa hoặc làm sạch các thùng chứa để tái sử dụng.
• Spare Parts Management (SSPM): các giải pháp hỗ trợ khách hàng quản lý các bộ phận hậu mãi quan trọng hoặc nhạy cảm về thời gian, bao gồm mạng lưới các địa điểm lưu kho chuyển tiếp và kho bổ sung tập trung, có thể bao gồm việc trả lại và sửa chữa, trao đổi sản phẩm, thay thế và phân phối phụ tùng.
• Progressive Dispositioning (PD): quản lý dòng trả lại và lưu kho các sản phẩm đã qua sử dụng hoặc hết vòng đời để phân phối và bán lại vào các thị trường hoặc nền kinh tế thay thế, bao gồm các dịch vụ giá trị gia tăng như làm lại, dán nhãn và đóng gói lại.
• Maintenance and Repair: các hoạt động kiểm tra, đo lường, thay thế, điều chỉnh và sửa chữa – nhằm mục đích duy trì hoặc khôi phục một bộ phận chức năng ở trạng thái xác định mà bộ phận đó có thể thực hiện các chức năng được yêu cầu của nó.

5. Custom Services

Nguyên vật liệu có thể được nhập khẩu và hàng hóa có thể được xuất khẩu khi đã hoàn thành sản xuất, chính vì thế Custom Services trong Logistics sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các dịch vụ lập kế hoạch, chuẩn bị và quản lý các thủ tục hải quan trong xuất nhập khẩu hàng hóa, cụ thể là những dịch vụ sau:

• Pay taxes, fees and other charges: thanh toán đầy đủ các khoản thuế, phí và các khoản khác theo quy định của cơ quan hải quan và các cơ quan khác liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu
• Import and export documents: thực hiện các giấy tờ, chứng từ cần thiết cho hàng hóa theo quy định của cơ quan hải quan và các cơ quan khác như bộ y tế, bộ nông nghiệp, bộ công thương, bộ văn hóa… Các giấy tờ, chứng từ này có thể là giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch, giấy phép nhập khẩu, giấy phép xuất khẩu…
• Transport, store, load and unload and deliver goods: hoạt động vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất hoặc nơi mua hàng đến cửa khẩu xuất nhập khẩu, lưu kho, bốc xếp, giao nhận hàng hóa tại cửa khẩu hoặc nơi khác theo yêu cầu của khách hàng.
• Consultation on customs: dịch vụ tư vấn về các quy định hải quan, thuế, phí và các chế độ ưu đãi, miễn giảm thuế liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu.

Nội dung trên chỉ đề cập đến một số đầu mục công việc cơ bản nhất trong Logistics, tính chất và phức tạp của mạng lưới chuỗi cung ứng thường thay đổi tùy thuộc vào ngành hàng cụ thể và quy mô của doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý và điều hành chuỗi cung ứng đòi hỏi nhân sự có kiến thức và kỹ năng cao, đặc biệt là trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp. Sự chuyên nghiệp và hiểu biết sâu về các hoạt động trong Logistics, bao gồm cả các hoạt động chuyển phát và phân phối, lập kế hoạch vận chuyển, và quản lý dữ liệu, là quan trọng để đảm bảo dòng chảy hàng hóa suôn sẻ và hiệu quả.

Tạm kết:

Logistics là một hệ thống phức tạp bao gồm nhiều dịch vụ quan trọng được thực hiện xuyên suốt theo dòng chảy hàng hóa nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng. Tính liên kết và làm việc hiệu quả giữa các dịch vụ này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dòng chảy hàng hóa liền mạch và hiệu quả từ nguồn gốc đến điểm đích. Distribution Transport đảm bảo rằng hàng hóa có thể di chuyển từ nguồn gốc đến các điểm tiếp theo. Warehouse cung cấp không gian lưu trữ cho hàng hóa. Customs Services giúp vượt qua rào cản quốc tế. After Sales Services duy trì quan hệ với khách hàng và giúp giải quyết các vấn đề sau bán hàng. Value Added Services cung cấp giá trị bổ sung và tùy chỉnh sản phẩm khi cần.

Tất cả các dịch vụ này hoạt động cùng nhau để tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh và liền mạch để đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong chuỗi cung ứng, giúp duy trì sự hài lòng của khách hàng và cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.