Chuyên đề: KỸ NĂNG GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

Nội dung chia sẻ gồm:

1. Giao tiếp là gì?
2. Tiến trình giao tiếp là gì?
3. Giao tiếp không lời là gì? và
4. Tại sao giao tiếp không lời lại quan trọng.

*** Trước hết, chúng ta cùng bắt đầu tìm hiểu khái niệm giao tiếp là gì?

• Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin, ý tưởng, cảm nhận, cảm xúc và ý kiến bằng lời hoặc không lời giữa hai hay nhiều người (W.H. Newman & C.F. Summer).

• Ví dụ: Chúng ta chào hỏi ai đó cũng là giao tiếp, chúng ta nói với ai điều gì bằng ngôn ngữ có lời hay không lời, trực tiếp hay gián tiếp cũng là giao tiếp. Chúng ta nhắn tin, gửi email, thuyết trình, quảng cáo, hay thông báo, nội quy, quy chế, chính sách, mệnh lệnh cũng là giao tiếp.

*** Thứ hai, tiến trình giao tiếp là gì?

Các bạn có biết tiến trình hay quá trình giao tiếp cơ bản trong cuộc sống chính là chìa khóa dẫn đến 90% sự thành công trong công việc lẫn cuộc sống KHÔNG?

Bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu tiến trình giao tiếp gồm các thành tố nào nhé vì mọi rắc rối liên quan đến giao tiếp có thể nảy sinh ở mọi giai đoạn trong quá trình giao tiếp. Theo Nguyễn Hữu Thân (2012), tiến trình này bao gồm các thành tố như: người gửi, kênh truyền, mã hóa, giải mã, người nhận, phản hồi. Ở mỗi giai đoạn, đều tiềm ẩn những nguyên nhân có thể gây ra hiểu lầm và nhầm lẫn. Chúng ta sẽ đi tìm hiểu kỹ hơn từng điểm dưới đây:

• Người gửi có ý tưởng: Bạn nghĩ ra 1 ý tưởng và bạn muốn chia sẻ nó.

• Người gửi chuyển ý tưởng thành thông điệp. Khi truyền đạt thông điệp, bạn cần phải biết rõ vì sao bạn lại giao tiếp, và bạn muốn giao tiếp về vấn đề gì hay về cái gì. Bạn cũng cần phải tự tin vào những thông tin mình muốn nói là hữu ích và chính xác.

• Người gửi mã hóa thông điệp. Đây là quá trình chuyển hóa những thông tin cần truyền đạt sang thông điệp mà người nghe có thể hiểu được bạn. Hình thức của thông điệp có thể là lời nói hoặc ngôn ngữ viết hay ngôn ngữ không lời như biểu lộ trên khuôn mặt, cử chỉ, điệu bộ, hay giọng nói, phong cách v.v. được người nhận giải mã thành công. Việc bạn mã hóa có thành công hay không còn phụ thuộc vào khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, đơn giản và loại bỏ những tác nhân có thể gây nhầm lẫn như: các vấn đề về văn hóa, thông tin sai lệch, giả định sai lầm.

• Người gửi truyền thông điệp: chúng ta lựa chọn kênh truyền thông giao tiếp bằng lời, không lời, hoặc văn viết và PHƯƠNG TIỆN diễn đạt như điện thoại, email, thư từ, thông báo nội bộ, trao đổi trực tiếp, tin nhắn, v.v. Kênh và phương tiện truyền đạt mà bạn lựa chọn tùy thuộc vào thông điệp của bạn, nơi bạn giao tiếp, nhu cầu về tốc độ giao tiếp, mức độ trang nghiêm của mỗi tình huống.

• Người nhận nhận thông điệp

• Người nhận giải mã thông điệp: Người nhận cần phải kết hợp cách mã hóa thông điệp của bạn và hiểu thông điệp đó. Để tránh hiểu lầm & hiểu sai thông điệp, các kỹ năng đọc và lắng nghe hiệu quả rất quan trọng trong quá trình giải mã thông điệp một cách chính xác và người nhận mới trả lời theo cách mà bạn muốn.

• Người nhận phản hồi: Thông tin PHẢN HỒI là chìa khóa quan trọng trong quá trình giao tiếp bới vì chúng ta có thể đánh giá được hiệu quả thông điệp của chúng ta. Trong trường hợp chúng ta phát hiện ra người nhận đã hiểu nhầm thông điêp của mình, ít nhất chúng ta cũng sẽ có cơ hội gửi lại thông điệp lần hai và tránh rơi vào tình huống ông nói gà bà nói vịt.

*** Thứ ba, giao tiếp không lời là gì?

Giao tiếp không lời là một hình thức giao tiếp rất hiệu quả giúp bạn có thể thấy được những gì đang diễn ra trong đầu của người khác. Những người giao tiếp hiệu quả nhất sẽ rất nhạy với sức mạnh của cảm xúc và suy nghĩ được trao đổi mà không dùng lời nói.

Giao tiếp không lời là quá trình gửi và nhận thông điệp KHÔNG BẰNG TỪ NGỮ bao gồm: biểu lộ trên khuôn mặt, ánh nhìn, cử chỉ & điệu bộ, tư thế, cường độ giọng nói, dáng vẻ bề ngoài, hành vi tiếp xúc bằng thân thể, sử dụng không gian & thời gian v.v. (Burgoon, Buller, & Woodall, 1989)

Một nghiên cứu của một trường đại học tại Mỹ được Susan trích dẫn cho thấy khoảng 93% hiệu quả giao tiếp được quyết định bởi các YẾU TỐ KHÔNG LỜI. Một nghiên cứu khác cũng chỉ ra tác động lên hiệu quả giao tiếp được quyết định 7% bởi từ ngữ, 38% bởi giọng điệu, và 55% bởi ngôn ngữ không lời.

Như vậy, chúng ta có thể thấy:

• giao tiếp ngôn ngữ có lời và không lời ít khi tách rời nhau, mà thường bổ sung cho nhau.
• Giao tiếp ngôn ngữ có lời và không lời phối hợp với nhau tạo ra hiệu quả cao nhất.
• Khi ngôn ngữ có lời và không lời trái ngược nhau, người ta sẽ TẬP TRUNG & TIN vào ngôn ngữ không lời.

*** Cuối cùng, có 5 lý do tại sao ngôn ngữ không lời lại quan trọng sau đây:

– Lý do thứ nhất, ngôn ngữ không lời làm rõ nội dung của ngôn ngữ có lời. Nó truyền tải nhanh chóng, dễ dàng, giúp người tham gia giao tiếp hiểu rõ hơn về cảm xúc, cảm nhận của người đối diện nhằm đạt được mục đích giao tiếp. Vì vậy, người gửi thông điệp cần phải trình bày thông điệp rõ ràng, cụ thể, ngắn gọn, chi tiết, nhất quán và cần toát ra được sự chính trực của mình.

– Lý do thứ hai, ngôn ngữ không lời giúp truyền tải thông tin hỗn hợp

– Lý do thứ 3, qua giao tiếp cho thầy cách người ta phản ứng với chúng ta và ý tưởng của chúng ta. Khi đánh giá một người dựa vào giao tiếp không lời, chúng ta có thể đọc được rất nhiều điều từ họ, Ví dụ, trong một cuộc phỏng vấn xin việc, ngay từ lúc họ còn đang ngồi chờ đợi thì giao tiếp không lời sẽ bộc lộ rõ những kỹ năng, khả năng, thái độ, điểm mạnh, điểm hạn chế về một ứng viên.

– Lý do thứ 4, qua ngôn ngữ không lời, chúng ta có thể kiểm soát thói quen lo lắng và tín hiệu tiêu cực. Ví dụ, khi lo lắng, chúng ta dùng cử chỉ hỗ trợ sẽ giúp chúng ta tự tin và bình tâm hơn trong quá trình giao tiếp hoặc chúng ta cũng có thể dung cử chỉ một cách quá lố.

– Lý do cuối cùng, trong giao tiếp, người ta phản hồi và ghi nhớ nhiều hơn những gì họ thấy hơn là nghe vì trăm nghe không bằng một thấy. Những gì người ta QUAN SÁT THẤY sẽ đọng lại rất lâu trong trí não của họ vì vậy, chúng ta cần lưu tâm về những hình vi không lời của mình có khớp với thông điệp có lời hay không.

Tóm lại, chúng tôi vừa giới thiệu xong các điểm quan trong về giao tiếp, về tiến trình giao tiếp, giao tiếp không lời, và tầm quan trọng của giao tiếp lời. chúng ta thấy rằng ngôn ngữ không lời rất quan trọng. Các tín hiệu của ngôn ngữ không lời rất khác biệt giữa các nền văn hóa vì vậy để hiểu nó còn tùy thuộc vào văn hóa đó  và cần được hiểu và diễn dịch những tín hiệu trong khuôn khổ của tình huống & văn hóa cụ thể. Nếu chúng ta, có thể đọc được chính xác ngôn ngữ không lời của ai đó, chúng ta có thể giải thích những thầm kín, những bí mật nội tâm và phần chìm bên trong họ.

ThS. Doãn Thị Ngọc-GV BM GDKP-Khoa KHXH-Luật-Trường Đại Học Hoa Sen