1.     Primary Purpose and Scope (Mục đích chính của công việc) Why does this job exist?

 just summarizing the main areas of responsibility and encapsulates the main reasons for the existence of the job

• Provide a high quality reception service for all visitors to Head Office, and follow the reception and administration’s procedures to ensure smooth running of the services/ Thực hiện nhiệm vụ đón tiếp khách đến văn phòng một cách chu đáo, và tuân theo các quy trình đối với công việc Lễ Tân và nhân viên Hành Chính để đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy.

• Have knowledge of SHE procedures & ensure the all procedures are strictly followed/ Tuân thủ nghiêm khắc tất cả nội qui và chính sách an toàn lao động

• All incidents (injury, motor vehicle accidents, near misses etc) must be reported to immediate supervisor or manager as soon as it is safe to do so/ Phải báo cáo ngay lập tức cho cấp giám sát và trưởng bộ phận tất cả tai nạn (thương tích, tai nạn do xe gắn máy, suýt gây tử vong)

2. Accountabilities and Key Result Areas (Trách nhiệm)

Key Objectives	Targets	Measures
Represent the company in all dealings with external partners, customers, Linfox staff / Đại diện công ty giao dịch với các đối tác, khách hàng, nhân viên Linfox	- Be the first point of contact for telephone, email and face-to-face enquirers, providing appropriate information / Là đầu mối liên hệ đầu tiên qua điện thoại, email và các đối tượng đến tìm hiểu thông tin trực tiếp, cung cấp thông tin hợp lý - Operate the switchboard, facsimile machine as required / Quản lý tổng đài điện thoại, máy fax theo yêu cầu - Welcome visitors / Chào đón khách - Check-in and issue induction cards to guests and deal with any general enquiries received from guests / Yêu cầu khách đăng ký và phát thẻ hướng dẫn an toàn và xử lý yêu cầu của khách - Arrange meeting rooms / Sắp xếp phòng họp - Receive, record, and deliver mails / Nhận, ghi chú và phân phát thư - Update contact list / Cập nhật danh sách liên lạc	Carried out all tasks positively and effectively Thực hiện tất cả công việc một cách tích cực và hiệu quả

Ensure that customers and staff feel safe and supported / Đảm bảo khách hàng và nhân viên cảm thấy an toàn và được hỗ trợ	Register parking space at Head Office for staff (for motorbikes and cars if there is space available) / Đăng ký chỗ đậu xe tại văn phòng chính cho nhân viên (cho xe máy và xe hơi nếu còn chỗ đăng ký)Register moving goods in/out of the building or for contractor’s entry / Đăng ký chuyển đồ vào/ra tòa nhà hoặc cho nhà thầu làm việcManage First Aid box / Quản lý tủ Sơ cấp cứu Organize birthday celebration for Head Office staff / Tổ chức mừng sinh nhật cho nhân viên Văn phòng chínhOrganize company parties and purchase related items / Tổ chức tiệc công ty và mua sắm các vật dụng liên quan	Upon request / Theo yêu cầu       Upon request / Theo yêu cầu     Upon request / Theo yêu cầuBuy cakes and/ or pastries / Mua bánh sinh nhật Upon request / Theo yêu cầu
Take responsibility for administrative tasks / Đảm nhiệm các công việc hành chính	Organize mails to be picked up by courier service, record receipts / Chuẩn bị thư từ để nhân viên CPN đến lấy, lưu giữ biên nhậnCross-check courier receipts with debit statement from the courier before making payment requisition form / Đối chiếu biên nhận CPN với bản công nợ từ công ty CPN trước khi làm đề nghị thanh toánDo inventory check for stationery, make stationery request to order for Head Office / Kiểm kê văn phòng phẩm, làm đề nghị mua văn phòng cho Văn phòng chínhCheck monthly counter of the photocopier, cross-check with debit statement from supplier before making payment requisition form / Kiểm tra số bản sao chụp của máy photo, đối chiếu với bản công nợ trước khi làm đề nghị thanh toánBe responsible for contacting supplier if there is any technical issue with the photocopier / Liên hệ với nhà cung cấp khi máy photo gặp sự cốOrder drinking water for Head Office / Đặt nước uống cho Văn phòng chính     Double check refreshments request received from the Tea Lady, get cash in advance from Finance then do payment requisition form after delivery and receiving invoices / Kiểm tra yêu cầu mua đồ ăn thức uống của Tea Lady, ứng tiền mặt từ Kế Toán và làm đề nghị thanh toán sau khi siêu thị giao hàng và nhận được hóa đơnMonitor Tea Lady’s daily tasks / Theo dõi công việc hằng ngày của Tea Lady     Responsible for rental plants / Quản lý cây kiểng đang thuê           Buy fresh flowers for Head Office / Mua hoa tươi cho văn phòng         Register new taxi cards, send notice to terminate / renew or resume taxi cards / Đăng ký thẻ taxi mới, gửi thông báo khóa thẻ / gia hạn thẻ hoặc mở lại thẻ taxi   Manage taxi cards / Quản lý thẻ taxi               Check the accuracy of fuel claims received from drivers / Kiểm tra đề nghị thanh toán tiền xăng nhận được từ tài xếGet documents notarized by the People’s Committee or certified by the External Affairs / Công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờTranslate documents from Vietnamese into English or vice versa / Dịch tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng Anh hoặc ngược lạiBook accommodation for visitors or staff on business trip / Đặt phòng khách sạn cho khách hoặc nhân viên đi công tácTravel to Binh Duong province in relation to application for permit registration, amendment (by company car or taxi) / Đi công tác ở tỉnh Bình Dương trong trường hợp nộp hồ sơ xin cấp/ đổi giấy phép (đi xe công ty hoặc taxi)Evening and Saturday working sometimes required / Đôi khi phải làm việc vào buổi tối hoặc thứ Bảy   Carry out any other reasonable duties requested by line manager / Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên trực tiếp	By 4pm every day / Trước 16:00 mỗi ngày   At the end of each month / Cuối mỗi tháng     Twice a month (on 15th and 30th) / Hai lần mỗi tháng (vào ngày 15 và 30)   Once a month / Mỗi tháng một lần           Whenever having issues / Mỗi khi có sự cố   Whenever receiving request from the Tea Lady / Khi nhận được yêu cầu từ Tea LadyOnce a month / Mỗi tháng một lần               Based on list of daily tasks / Dựa trên danh sách công việc hằng ngàyMonitor staff from supplier and do payment requisition form / Theo dõi nhân viên từ nhà thầu và làm đề nghị thanh toánOnce a month/ Mỗi tháng một lần         Upon request / Khi có yêu cầu       Provide upon receiving valid request and collect after trips / Cung cấp thẻ taxi khi nhận được yêu cầu phù hợp và thu lại thẻ taxi sau khi sử dụngOnce a month / Mỗi tháng một lần   Upon request / Khi có yêu cầu     Upon request / Khi có yêu cầu   Upon request / Khi có yêu cầu   Upon request / Khi có yêu cầu       When maintenance issues arise / Khi có vấn đề kỹ thuật phát sinh   Upon request / Khi có yêu cầu

3. Decision Making (Quyền hạn)

Write down the self-decision, the decision in introducing form or the decision that must be approval by higher level. (Liệt kê các loại hình quyết định liên quan đến vị trí: tự mình quyết định, hoặc phải có quyết định của cấp quản lý cao hơn)  

Self decision (Có quyền tự quyết định)

Need approval from higher level (Cần được ‎ kiến chấp thuận của cấp trên)

Operate the switchboard, facsimile machine as required / Quản lý tổng đài điện thoại, máy fax theo yêu cầuWelcome visitors / Chào đón kháchCheck-in and issue induction cards to guests and deal with any general enquiries received from guests / Yêu cầu khách đăng ký và phát thẻ hướng dẫn an toàn và xử lý yêu cầu của kháchArrange meeting rooms / Sắp xếp phòng họpReceive, record, and deliver mails / Nhận, ghi chú và phân phát thưManage First Aid box / Quản lý tủ Sơ cấp cứu Organize birthday celebration for Head Office staff / Tổ chức mừng sinh nhật cho nhân viên Văn phòng chínhOrganize mails to be picked up by courier service, record receipts / Chuẩn bị thư từ để nhân viên CPN đến lấy, lưu giữ biên nhậnCross-check courier receipts with debit statement from the courier / Đối chiếu biên nhận CPN với bản công nợ từ công ty CPNDo inventory check for stationery / Kiểm kê văn phòng phẩmCheck monthly counter of the photocopier, cross-check with debit statement from supplier / Kiểm tra số bản sao chụp của máy photo, đối chiếu với bản công nợBe responsible for contacting supplier if there is any technical issue with the photocopier / Liên hệ với nhà cung cấp khi máy photo gặp sự cốOrder drinking water for Head Office / Đặt nước uống cho Văn phòng chínhDouble check refreshments request received from the Tea Lady, get cash in advance from Finance (Tri) / Kiểm tra yêu cầu mua đồ ăn thức uống của Tea Lady, ứng tiền mặt từ Kế Toán (Trí) Monitor Tea Lady’s daily tasks / Theo dõi công việc hằng ngày của Tea LadyResponsible for rental plants / Quản lý cây kiểng đang thuêBuy fresh flowers for Head Office / Mua hoa tươi cho văn phòngManage taxi cards / Quản lý thẻ taxiCheck the accuracy of fuel claims received from drivers / Kiểm tra đề nghị thanh toán tiền xăng nhận được từ tài xếGet documents notarized by the People’s Committee or certified by the External Affairs / Công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ

Update contact list / Cập nhật danh sách liên lạcRegister parking space at Head Office for staff / Đăng ký chỗ đậu xe tại văn phòng chính cho nhân viênRegister moving goods in/out of the building or for contractor’s entry / Đăng ký chuyển đồ vào/ra tòa nhà hoặc cho nhà thầu làm việcOrganize company parties and purchase related items / Tổ chức tiệc công ty và mua sắm các vật dụng liên quanMake payment requisition forms for expenses / Làm đề nghị thanh toán cho các chi phíMake stationery request / Làm đề nghị mua văn phòng phẩmRegister new taxi cards, send notice to terminate / renew or resume taxi cards / Đăng ký thẻ taxi mới, gửi thông báo khóa thẻ / gia hạn thẻ hoặc mở lại thẻ taxiTranslate documents from Vietnamese into English or vice versa / Dịch tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng Anh hoặc ngược lạiBook accommodation for visitors or staff on business trip / Đặt phòng khách sạn cho khách hoặc nhân viên đi công tácTravel to Binh Duong province in relation to permit registration/ amendment / Đi công tác ở tỉnh Bình Dương trong trường hợp nộp đơn cấp/ đổi giấy phép

4. Position Challenge (Những thử thách chính của vị trí)

Work with individuals at all levels (internal and external) / Làm việc với các cá nhân ở mọi cấp bậc (bên trong và bên ngoài tổ chức)

Work in busy and proactive environment / Làm việc trong môi trường bận rộn và năng động

Need to know how to prioritize own workload / Cần biết cách sắp xếp mức độ ưu tiên công việc

Be on time / Đi làm đúng giờ

Evening and Saturday working sometimes required / Đôi khi phải làm việc vào buổi tối hoặc thứ Bảy

5. Qualifications and Experience (Yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm)

1	Key Competencies & Skills	PunctualityHard work, responsibleGood organizational and time management skillsCommunication skillsBasic knowledge of general clerical and administrative proceduresA systematic approach to work with good problem solving skillsIT skills and use of Microsoft packages
2	Education, Qualification	Graduated university
3	Language	English fluently (in speaking and listening)
4	Work Experience	0 -1 year
5	Personality	Positive, respectful, honest, proactive and hard working attitude
6	Physical Requirement	Good health
7	Sex
8	Age
9	Other requirements (if any)

Job holder’s signature/ Nhân viên đọc và kí tên                         .......................................Date

Manager’s signature? Quản lí kí tên                                            .......................................Date

HR Manager’s signature                                                              ........................................Date

Ứng viên quan tâm gửi CV về email: [email protected]